Makalah Tentang Manajemen Perkantoran
I.
PENDAHULUAN
Manajemen perkantoran merupakan kombinasi antara organisasi
yang satu dengan organisasi lain yang memiliki hubungan yang sangat erat yakni
paduan dari corporate management ( office sebagai kesatuan & equipment )
& operation management.( office work , pekerjaan umum ). Serta memiliki / bersifat
pelayanan hal ini pulalah yang membedakan antara manajemem perkantoran dengan pekerjaan kantor yang ada
dalam suatu organisasi.
II. PERMASALAHAN
TENTANG : MANAJEMEN
PERKANTORAN
III. PEMBAHASAN
1.
Pengertian
manajemen perkantoran
Ada beberapa pendapat para ahli
tentang manajemen perkantoran, diantaranya :
a.
Menurut G.R. TERRY merumuskan
manajemen perkantoran dapat di rumuskan sebagai perencanaan,pengawasan,dan
pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakan mereka yang melaksanaknan
pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu.
b.
Menurut J.C. DENYER merumuskan
manajemen perkantoran adalah pengarahan dan pengawasan sebuah kantor utuk
mencapai tujuan-tujuan yang khusus dengan cara sehemat-hematnya
2.
Tujuan manajemen
perkantoran
Secara terperinci tujuan manajemen
kantor adalah sebagai berikut ;
a.
Untuk mencapai hasil pekerjaan
kantor secara efektif dan efisien.
b.
Agar proses perkerjaan kantor
berjalan dengan lancar
c.
Agar pengawasan pekerjaan kantor
dapat dilaksanakan secara efektif dan efisen
d.
Terciptanya suasana kantor yang
harmonis dan menyenangkan
e.
Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung
jawab dari setiap pegawai kantor
f.
Adanya penggunaan fasilitas
kantor yang optimal dan efisien
3. Pendekatan- pendekatan dalam manajemen
perkantoran
Ada beberapa pendekatan dalam penerapan manajemen perkantoran, yaitu ;
a.
Pendekatan secara alamiah, ialah pendekatan menggunakn metode ilmiah, yang ditandai dengan
adanya objek pengenal disusun secara sistematis / menggunakan penyelidikan yang
bersifat obyektif.
b.
Pendekatan secara seni, pendekatan ini merupakan suatu kemahiran , kecakapan , kemampuan
dalam menerapkan prinsip-prinsip metode tehnik dalam menggunakan sumber daya
dan dana secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.
c.
Pendekatan secara
sistematis, merupakan pendekatan dengan
menggunakan prosedur , metode melalui rencana pengawasan hubungan dan latihan
–latihan agar manajemen dapat tercapai.
d.
Pendekatan secara
peninjauan , pendekatan ini dilakukan
denganmenyelidiki cara yang sudah dilakukan sebelumnya , kemudian di lakukan
perubahan-perubahan , jika diperlukan sesuai dengan tujuan yang
ditetapkan.
e.
Pendekatan secara
kebiasaan , pendekatan ini berdasarkan hal-hal
di masa lalu , karena cara itu sudah di anggap baik.
Semua pendekatan tersebut dapat digunakan dan pada
dasarnya baik, namun pendekatan secara ilmiah mungkin yang lebih banyak
memberikan sumbangan kepada manajemen perkantoran karena menggunakan
metode-metode ilmiah dalam menjalankan kegiatannya.
3.
Kegiatan dalam
manajemen perkantoran
Menurut Drs. Moekijat, kegiatan manajemen
perkantoran adalah ;
a.
Menentukan luasnya otomatisasi
kantor
b.
Memelihara pelayanan kantor
& fasilitas komunikasi yang cukup
c.
Menentukan arah tindakan yang
tepat untuk menyelesaikan pekerjaan kantor
d.
Mengukur dan menilai jumlah
mutu pekerjaan kantor
e.
Memelihara organisasi kantor
yang efektif
f.
Mendorong pegawai kantor untuk
bekerja sebaik-baiknya
4.
Pengertian
pekerjaan kantor
Istilah pekerjaan kantor berasal dari bahasa inggris
yaitu,”office work ” yang berarti segenap rangkaian aktifitas menghimpun atau
mencatat mengolah , mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang
diperlukan dal;am setiap usaha bersama.
5.
Jenis-jenis
pekerjaan kantor
Pada dasarnya ada dua jenis pekerjaan
kantor yaitu ;
1.
Pekerjaan kantor yang bersifat
ketatausahaan antara lain ;
a.
Pengurusan surat masuk &
keluar
b.
Penyimpanan surat
c.
Pengetikan
d.
Pengurusan kepegawaian
e.
Pengurusan keuangan
f.Pengurusan perlengkapan
g.
Penggandaan
h.
Pembuatan laporan
2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat
ketatausahaan yaitu ;
a. Penerimaan tamu
b. Pelayanan
telepon
c. Pelayanan
keamanan
d. Pelayanan
6.
Peranan pekerjaan
kantor
Sebagaimana dikatakan , bahwa pekerjaan kantor merupakan
kegiatan yang berfungsi membantu kegiatan operatif / tugas pokok organisasi
kegiatan tugas pokok ini akan tercapai tanpa adanya catatan, keterangan angka
dan data yang disiapkan untuk pekerjaan kantor.
IV. KESIMPULAN
Dengan demikian jelaslah bahwa peranan pekerjaan kantor
sebagai pusat ingatan bahan dokumen amat penting serta harus di selenggarakan
dengan sebaik-baiknya agar tujuan organisasi dapat dicapai semaksimal mungkin.
Dan dari penjelasan itu pula dapat di simpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor
adalah ; Melayani pekerjaan secara operatif, Membantu pimpinan organisasi untuk
bertindak / untuk memutuskan sesuatu , Melancarkan perkembangan organisasi.